El protocolo empresarial: mucho más que unas normas de conducta
El concepto de protocolo se suele relacionar con una serie de reglas a seguir y se piensa que se limita a los modales en la comida, por lo que podría aplicar exclusivamente a los gerentes y altos directivos de una empresa. Sin embargo, el protocolo empresarial va mucho más allá: su ámbito incluye momentos como cuando un colaborador levanta el teléfono y se dirige a su interlocutor o se invita a un cliente para cerrar un trato de negocios.
Usted podrá pensar que no necesita conocer sobre protocolo empresarial, pues no tiene planes de recibir la visita de un dignatario o de algún miembro de una Casa Real ni de organizar un acto protocolario que incluya la participación del presidente.
El protocolo no es sólo para miembros de la realeza, un ministro o un embajador. El protocolo es básicamente una organización. Y en el mundo empresarial, donde los actos sociales se mezclan con los empresariales, la imagen y la conducta personal, profesional y empresarial son decisivas.
Cristhian Calderón Santizo tiene una maestría en Gestión Pública y Liderazgo y es licenciado en Relaciones Internacionales por la Universidad Francisco Marroquín. Actualmente es director ejecutivo del Centro de Alta Enseñanza Protocolar e Imagen y en esta entrevista habla sobre el protocolo, tema que domina desde hace más de 10 años.
¿Para qué sirve el protocolo empresarial?
El protocolo empresarial norma las relaciones interpersonales entre los clientes internos y los clientes externos. Estas normas de convivencia contribuyen a que los colaboradores puedan desenvolverse correctamente en cualquier ámbito, al momento de relacionarse entre ellos o bien cuando se recibe la visita de clientes nacionales o internacionales.
¿Buenos modales significan mejores negocios?
Sin duda alguna en este mundo globalizado constantemente tenemos contacto con socios extranjeros. Los buenos modales nos evitarán ofender a otras personas de culturas distintas a la nuestra.
¿Qué papel tiene la etiqueta en el protocolo empresarial?
La etiqueta es el conjunto de buenas costumbres que nos permiten vivir en sociedad y es por ello que el protocolo empresarial busca promover estas costumbres dentro de la empresa, para que los seres humanos se respeten al momento de participar en una reunión de negocios o un almuerzo de trabajo.
Dentro de la empresa o institución, ¿quiénes son los profesionales idóneos para definir el protocolo de la organización? ¿Debería de existir una guía o un manual?
Muchas empresas se han dado cuenta que no es suficiente contar con una oficina de relaciones públicas sino también con una oficina de protocolo, con expertos en el tema. El manual de protocolo en las empresas es de suma importancia, ya que norma la precedencia de los altos ejecutivos, los tipos de eventos que se organizan, así como las diversas atenciones que se le brindarán a las distintas visitas.
¿Qué imagen se proyecta cuando se tiene un buen manejo de la etiqueta, imagen personal, precedencia y otros términos que están relacionados con el protocolo?
Los gerentes son expertos en las áreas que dirigen, pero muchas veces carecen de los conocimientos de protocolo empresarial y al momento de relacionarse con clientes, proveedores o con otros gerentes, no se sienten cómodos porque no conocen las reglas de etiqueta que les permiten desenvolverse de manera correcta y genuina. El gerente de hoy debe esforzarse por ser un buen anfitrión y, al momento de recibir una invitación, debe conocer las reglas de protocolo para convertirse en un buen invitado.
¿Por qué debería un gerente invertir en profundizar el conocimiento de su empresa sobre el protocolo empresarial?
No debemos confiar en nuestro sentido común únicamente al momento de relacionarnos, las reglas de protocolo deben aprenderse.
Susana Portillo / The Learning Group