Gestión integral de proyectos
Cada día se pone más de moda el concepto de la Gestión o Dirección efectiva de proyectos para lograr optimizar las actividades de una organización.
Es necesario primero que nada reconocer y definir lo que es un proyecto, en nuestro caso lo definimos como el esfuerzo o inversión de recursos y actividades que se hace con el fin de obtener un resultado, producto o servicio único durante un lapso de tiempo definido.
Es importante anticipar los riesgos y definir las restricciones dentro de las que debe manejarse un proyecto, las restricciones más comunes se han identificado y nombrado bajo el concepto de "la triple restricción", siendo estas: Tiempo, Presupuesto y Alcance.
Estas variables impactan directamente en la "calidad" del producto final del proyecto puesto que la carencia o limitación de cualquiera de ellas reduce o acorta el área total de impacto del resultado final, es por eso más allá que la habilidad del director de proyectos para optimizar el uso del tiempo disponible y para manejar efectivamente los flujos asignados se necesita de criterio y liderazgo para no exceder ni limitar los alcances predeterminados a menos que se vaya ajustando de forma intencional mientras se avanza en la ejecución.
Es por esto que la elaboración gradual del proyecto es de vital importancia, entendiéndose esta como la habilidad de ir profundizando en detalle y control de las variables a medida que el proyecto va avanzando, eso requiere un liderazgo competente para enfrentar contingencias de acuerdo a la estrategia de la organización además de la creatividad necesaria para implementar sobre la marcha soluciones innovadoras que no se practicaban previamente en la misma.
La gestión integral de proyectos no se limita a ser una herramienta de la ingeniería o para uso exclusivo en la construcción, debe en cambio comprenderse como una habilidad gerencial que implica un conocimiento y competencias tanto en aspectos metodológicos o técnicos como en aspectos de relacionamiento y en aspectos estratégicos o contextuales.
Para su correcto desarrollo se requiere la habilidad de identificar a todos los grupos y personas impactados y relacionados al proyecto para definir los sistemas de comunicación efectiva con y hacia los mismos así como la habilidad para construir y liderar equipos y gestionar las adquisiciones correcta y oportunamente.
Es muy importante la habilitación o en su caso la incorporación de expertos externos en la gestión de sistemas de manejo del cambio durante el tiempo de ejecución de un proyecto pues este por definición tiene un tiempo establecido de existencia mientras que el impacto correcto hacia una siguiente fase requiere de un esquema que asegure la sostenibilidad de los resultados alcanzados aun después de terminado el proyecto.
Un director o asesor competente es aquel que logra identificar y tomar acciones correctas y oportunas en relación a los riesgos y factores externos que afectan a un proyecto, en el caso de Guatemala, además de los requerimientos ambientales específicos, se debe ser efectivo en el manejo de factores como la Vulnerabilidad geográfica, la Incertidumbre de los costos internacionales afectados por factores fuera de nuestro control, la Complejidad de un mercado que exige mayor calidad a un precio más bajo y la Ambigüedad de un sistema legal debilitado por la corrupción y la inseguridad.
El líder de proyecto debe ser un emprendedor hacia lo interno de la organización con capacidades tanto de ejecución efectiva como de aplicación de criterios de alto nivel para la toma de decisiones, la visualización completa del proyecto en todas sus fases desde el principio y la habilidad para impulsar, coordinar y ajustar a los diferente actores y recursos.
Al igual que un gran proyecto de construcción, un proyecto de vida requiere de una planificación y compromiso con el resultado o entregable esperado. Si se espera un alcance sólido y de plazo más largo, mayor deberá ser la inversión en tiempo y/o presupuesto de lo contrario, puede ocurrirle lo mismo que a aquel hombre que en su afán de reducir gastos y de terminar más rápido realizó el proyecto de construir su casa sobre la arena sin cimientos ni profundidad, pero cuando vino la lluvia y crecieron las olas que la impactaban esta termino por derrumbarse.
Le invito a evaluar su proyecto de vida y a examinar los fundamentos y cimientos sobre los cuales descansa el mismo, ¿son lo suficientemente fuertes para soportar los embates y pruebas de la vida? Tal vez requiera de más tiempo formando cimientos sólidos o de más inversión en prepararse para tener criterios adecuados y acompañarse de las personas idóneas.